Yhtiökokous 2021

Savosolar Oyj:n varsinainen yhtiökokous järjestetään 27.4.2021 klo 16.00 Meeting Park Forumissa, Mannerheimintie 20B, 00100 Helsinki.

Osakkeenomistajat ja heidän asiamiehensä voivat osallistua kokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan ainoastaan äänestämällä ennakkoon ja/tai esittämällä vastaehdotuksia ja/tai kysymyksiä ennakkoon. Kokoukseen ei voi osallistua paikan päällä.

Savosolarin hallitus on päättänyt poikkeuksellisesta yhtiökokousmenettelystä 3.10.2020 voimaan tulleen väliaikaisen lain nojalla. Covid-19-pandemian leviämisen rajoittamiseksi varsinainen yhtiökokous järjestetään ilman osakkeenomistajien tai näiden asiamiesten läsnäoloa kokouspaikalla. Tämä on välttämätöntä, jotta yhtiökokous voidaan pitää ennakoitavalla tavalla huomioiden osakkeenomistajien, yhtiön henkilökunnan ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus.

Osallistumisoikeus

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 15.4.2021 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys

Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat 8.3.2021 klo 9.00, kun määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt ja kun yhtiö on julkaissut mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset yhtiön internetsivuilla. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon viimeistään 22.4.2021 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen ja äänten on oltava perillä.

Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 8.3.2021 klo 9.00 – 22.4.2021 klo 16.00 välisenä aikana postitse tai sähköpostitse seuraavilla tavoilla:

Ennakkoon äänestävän osakkeenomistajan tulee toimittaa yhtiön internetsivuilta saatavilla oleva ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot yhtiölle postitse osoitteeseen Savosolar Oyj, Yhtiökokous, Insinöörinkatu 7, 50150 Mikkeli tai sähköpostitse osoitteeseen administration@savosolar.com.

Ennakkoäänestyslomake

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet postitse tai sähköpostitse yhtiölle, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen määräajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen edellyttäen, että osakkeenomistajan viesti sisältää ennakkoäänestyslomakkeella mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

Lisätietoja on saatavissa myös puhelimitse numerosta
+358 50 535 8881 arkisin klo 10–16.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan taikka hänen edustajansa tai asiamiehensä yksilöinti- ja yhteystiedot. Osakkeenomistajien ilmoittautumisen yhteydessä luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Tietosuojaseloste Savosolar Oyj Varsinainen yhtiökokous 2021

Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä.

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla viimeistään 8.3.2021, kun määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt ja kun yhtiö on julkaissut mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset yhtiön internetsivuilla.

Osakkeenomistaja, joka ei itse äänestä ennakkoon, voi maksutta käyttää yhtiön tarjoamaa valtakirjapalvelua ja valtuuttaa OTM Aino Ijäksen Smartius Oy:stä tai hänen määräämänsä yhtiöstä riippumattoman toisen lakimiehen edustamaan osakkeenomistajaa ja käyttämään tämän äänioikeutta kokouksessa osakkeenomistajan antamien äänestysohjeiden mukaisesti. Allekirjoitettu valtakirja sisältäen ennakkoäänestyslomakkeen tulee toimittaa OTM Aino Ijäkselle postitse tai sähköpostitse (yhteystiedot alla) ennen ilmoittautumisajan ja äänestysajan päättymistä, mihin mennessä mainittujen asiakirjojen on oltava perillä.

Yhtiön nimeämän asiamiehen esittely löytyy internetsivuilta smartius.fi/fi/ihmiset/aino-ijas-fi/, ja hänen yhteystietonsa ovat:
postiosoite: Smartius Oy, Aino Ijäs, Lapiosaarenkatu 3 S, 33250 Tampere
sähköposti: aino.ijas@smartius.fi

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan halutessaan myös muun itse valitsemansa asiamiehen välityksellä. Myös osakkeenomistajan itse valitseman asiamiehen on äänestettävä ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Asiamiehen tulee toimittaa saamansa allekirjoitettu valtakirja sisältäen ennakkoäänestyslomakkeen postitse yhtiölle osoitteeseen Savosolar Oyj, Yhtiökokous, Insinöörinkatu 7, 50150 Mikkeli tai sähköpostitse osoitteeseen administration@savosolar.com ennen ilmoittautumisajan ja äänestysajan päättymistä, mihin mennessä mainittujen asiakirjojen ja tietojen on oltava perillä. Valtakirjan toimittaminen yhtiölle ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, edellyttäen, että asiamies toimittaa joko samassa yhteydessä tai myöhemmin ennen ilmoittautumis- ja ennakkoäänestysajan päättymistä ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot yhtiölle.

Savosolar varsinainen yhtiökokous 2021 – Valtakirja ja äänestysohjeet

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon 15.4.2021. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 22.4.2021 klo 10.00. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä ja huolehtia äänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta.

Euroclear Sweden AB:ssä rekisteröidyt osakkeet

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee olla rekisteröitynyt Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon viimeistään 15.4.2021.

Ollakseen oikeutettu pyytämään tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Savosolarin osakasluetteloon hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee pyytää, että hänen osakkeensa rekisteröidään tilapäisesti hänen omalle nimelleen Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon, ja varmistaa, että omaisuudenhoitaja lähettää yllä mainitun tilapäisen rekisteröintipyynnön Euroclear Sweden AB:lle. Rekisteröityminen tulee tehdä viimeistään 15.4.2021, ja siksi omaisuudenhoitajalle tulee tehdä pyyntö hyvissä ajoin ennen mainittua päivämäärää.

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee pyytää tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n pitämään Savosolarin osakasrekisteriin. Pyyntö yhtiölle tulee tehdä kirjallisena viimeistään 16.4.2021 kello 10.00 Ruotsin aikaa. Savosolarin kautta tehty tilapäinen rekisteröityminen osakasluetteloon on samalla ilmoittautuminen yhtiökokoukseen.

Savosolar Shareholder GM Instruction (English)
Savosolar Shareholder GM Instruction (Swedish)

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee lisäksi noudattaa, mitä ennakkoäänestämisen osalta on todettu edellä.

Vastaehdotukset asialistalla oleville päätösehdotuksille

Vastaehdotusten toimitusten aikaraja päättyi 1.3.2021 klo 16.00. Yhtiö ei saanut yhtään vastaehdotusta yhtiökokouksen käsiteltäväksi.

Kysymykset yhtiölle

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 8.4.2021 klo 16.00 asti sähköpostitse osoitteeseen administration@savosolar.com. Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä näillä sivuilla viimeistään 16.4.2021. Kysymysten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää pyydettäessä selvityksen osakeomistuksestaan.

Tärkeitä päivämääriä

22.2.2021 Kutsu yhtiökokoukseen julkaistaan
1.3.2021 klo 16.00 Määräaika osakkeenomistajien vastaehdotuksille
3.7.2021 Mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset julkaistaan
8.3.2021 klo 9.00 Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat
8.4.2021 klo 16.00 Määräaika osakkeenomistajien ennakkokysymyksille
15.4.2021 Yhtiökokouksen täsmäytyspäivä
16.4.2021 Vastaukset osakkeenomistajien kysymyksiin sekä muut kuin äänestettävät vastaehdotukset nähtävillä näillä sivuilla
22.4.2021 klo 10.00 Määräaika hallintarekisteröityjen osakkeiden merkitsemiseksi tilapäiseen osakasluetteloon
22.4.2021 klo 16.00 Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys päättyvät
22.4.2021 klo 16.00 Määräaika valtakirjojen toimittamiselle
27.4.2021 klo 16.00 Varsinainen yhtiökokous
11.5.2021 Yhtiökokouksen pöytäkirja saatavilla näillä sivuilla

Yhtiökokousasiakirjat

Kokouskutsu, joka sisältää kaikki yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset, on saatavilla alla. Savosolar Oyj:n tilinpäätösasiakirjat ovat saatavilla viimeistään 30.3.2021. Edellä mainitut asiakirjat ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksen pöytäkirja on saatavilla viimeistään 11.5.2021 alkaen.

Kutsu Savosolar Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen 2021